Manajemen Proyek

KONSEP DAN PENGERTIAN

Apa itu royek ?

Apa itu manajemen Proyek  ?

Mengapa Manajemen Proyek  ?

Apa itu proyek ?

Jawaban dari pertanyaan ini bisa dilihat dari Aspek tujuan, Siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan komplik sumber daya yang terjadi;

-          Tujuan; Suatu proyek biasanya dalah suatu aktifitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.

-          Kompleksitas;  Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan  bermacam-macam ketrampilan dan bakat dari berbagai desiplin dalam menyelesaikan pekerjaan dalam proyek.

-          Keunikan ;  Setiap proyek mempunya ciri tersendiri yang berbeda dengan apa yang sudah dikerjakan sebelumnya, bahkan proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal yang baru karena berbeda lokasi..Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi tidak pernah terulang denga persis sama.

-          Tidak permanen ; Proyek adalah aktifitas temporer, Organisasi sementara dibentuk  untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu dan sekali tujuan tercapai organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain.

-          ketidak biasaan (unfamiliar); Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko, kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi suatu organisasi.

-          siklus hidup ; Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan , selama proses proyek akan melewati beberapa fase. Yang disebut dengan siklus hidup proyek. Tugas-tugas Organisasi, orang dan sumber daya akan berubah bila memasuki suatu fasebaru.

Selai dengan ciri terbut di atas ada aktivitas yang mirip dengan proyek tetapi diberi istilah dengan program ; yaitu kegiatan yang sifatnya lebih kompleks, waktu yang lebih lama, sumberdaya yang dibutuhkan juga lebih banyak . contoh  porgram IDT. Programkeluarga berencana, dll.

Apa  itu Manajemen Proyek ?

     Dengan mengetahui pengertian proyek dan manajemen lebih dahulu baru bisa diberikan defenisi mengenai manajemen proyek, dengan melihat fungsi-fungsi manajemen organisasi meliputi kegiatan perencanaan sampai pengendalian dan pengerahan maka,

   Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan , mengorganisasikan , mengarahkan dan mengendalikan Sumberdaya orgnisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu. Manajemen Proyek menggunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.

Ciri-ciri manajemen proyek

Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut;

1.       Seorang manajer proyek memimpin organisasi proyek dan beropersi secara independen, bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk.

2.       Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha mencapai suatu tujuan proyek.

3.       karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya, maka pekerjaan –pekerjaan dalam proyek dikerjakan orang dari berbagai fungsi.

4.       manajer proyek dan tim proyek bertanggung  jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi /desiplin yang bekerja untuk proyek.

5.       Manajer Proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional untuk memberikan dukungan.

6.       Proyek akan menfokuskan pada ketetapan waktu dan biaya penyerahan hasil aklhir dan kelayakan teknisnya , sementara unit-unit fungsional harus tetap menjaga kelansungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya. Sebagai konsekwensi terkadang timbul konflik pemakaian sumber daya antara manajer proyek dengan manajer fungsional.

7.       Dalam proyek akan terdapat dua rantai komando.  Komando pertikal dari manajer fungsional dan komando hprisontal dari manajer proyek. Sehingga orang-orang dalam proyek harus melapor ke manajer fungsional dan juga melapor ke manajer proyek.

8.       Proyek bisa berasal dari bagian yang berbeda dari organisasi induk. Misalnya pengembangan produk bisa berasal dari bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru beasal dari R&D.

Mengapa Manajemen Proyek?

     Telah dipeajari bahwa proyek memamng mempuyai kataristik tertentu yang berbeda dengan aktifitas yang lain. Dalam hal organisasi pemakaian sumber daya,waktu, kompleksitas, ketidak pastian,maka logis kalau diperlukan cara penanganan tertentu yang juga berbeda terhadap proyek. Dengan demikian bisa dimengerti mengapa manajemen proyek diperlukan. Penerapan manajemen proyek telah diterapkan sejak zaman dahulu misalnya pembangunan candi borobudur dimana penerpannya tentu berbeda dengan proyek-proyek yang ada sekarang.

q  Macam bentuk proyek

1.      Proyek kapital

            Proyek ini biasanya berupa pengeluaran biaya untuk pembebasan tanah , pembelian peralatan , pemasangan fasilitas dan kontruksi gedung.

2.      Proyek penelitian dan pengembangan

            Proyek ini biasa penemuan produk baru, temuan alat baru atau penelitian mengenai ditemukannya bibit unggul untuk suatu tanaman, proyek ini bisa muncu di lembaga komersial maupun pemerintah, setelah suatu produk baru ditemukan atau dibuat biasanya disusul pembuatan secara massal untuk di komersialisasikan.

3.      proyek yang berhubungan dengan manajemen services;

           proyek ini sering muncul dalam perusahaan maupun instansi pemerintah proyek ini biasanya berupa;

·         pernacangan struktur oganisasi

·         pembuatan sistim informasi manajemen

·         peningkatan produktivitas perusahaan

·         pemberian training mengenai suatu metode tertentu.

q  Tibulnya ide proyek.

1.      proyek yang ditawarkan berasal dari klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani.

2.      ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tawaran itu kita dapat menyusun proposal proyek.

3.      proyek muncul karena adanya tawaran lelang. Disini konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk memenangkan tender, proeses yang harus dilalui biasanya rumit dan panjang.

4.      proyel berasal dari dalam perusahaan dengan sumberdana dari perusahaan dan dikerjakan sendiri oleh  perusahaan.

SIKLUS HIDUP PROYEK

SIKLUS HIDUP adalah tahap-tahap yang basa dilalui oleh suatu proyek pada umumnya . setiap proyek biasanya akan melewati tahap-tahap yangmempunyai pola tertentu. Pola itu yang kita namakan siklus hidup proyek.

Seara garis besar tahap-tahap proyek bisa dibagi menjadi ;

1. Tahap konsepsi
2. Tahap Pendefinisian
3. Tahap Akuisisi
4. Tahap Operasi

1. TAHAP KONSEPSI

      Pada tahap konsepsi ini dibagi menjadi dua yaitu Inisiasi Proyek dan kelayakan.

Ø  Inisiasi Proyek

Proyek dimulai dengan diketemukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan oleh user dengan kata lain user menemukan suatu ide, ide ini bisa berasal dari bagian pemasaran, engineering, manufaktur maupun dari R&D, sedangkan yang dimaksud dengan user disini bisa berasal dari organisasi yang sama atau dari luar. Jadi Inisiasi ialah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Masalah atau kebutuhan perlu diklarifikasi dengan baik dan mempertimbangkan solusinya. Sebainya masalah diformulasikan dalam suatu pernyataan yang jelas,lalu tujuan penyelesaian masalah itu ditentukan.

Ø  Kelayakan  Proyek

Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermamfaat.

Ada beberapa perspektif yang mungkindalam tahap kelayakan ini;

-          apa yang diperlukan

-          kapan dilakukan

-          pihak mana yang terlibat

-          investigasi awal oleh user merupakan study kelayakan pendahuluan.

-          Jika user ingin melaksanakan lebih jauh idenya perlu dicarikan solusi dari beberapa kontraktor/konsultan atau developer. Kemudian dari kontraktor ini masing-masing membuat study kelayakan kemudian mencari solusi untuk diajukan dalam bentuk proposal penyelesaian masalah

-          Permintaan proposal RFP (request for proposal) dalam tahap ini user ingin tahu apakah idenya layak atau user memilih kontraktor /konsultan untuk melakukan study kelayakan secara detail.

-          Dalam RFP  ditentukan, tujuan proyek, lingkup proyek, spesipikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis ontrak yang diinginkan.

Ø  PROPOSAL PROYEK

Kontraktor mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal sendiri adalah keterbatasan biaya, batas waktu penyerahan, kebutuhan ferformansi, dan harus dikelola seperti proyek. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi;

1. surat pengantar
2. ringkasan manajemen/eksekutif (executive summery)
3. bagian teknis
4. mamfaat/keuntungan yang akan diperoleh
5. jadwal
6. bagian keuangan
7. bagian legal
8. kualifikasi manajemen.

2. TAHAP PENDEFINISIAN

3. TAHAP AKUISISI

4. TAHAP OPERASI

1. TAHAP KONSEPSI

      Pada tahap konsepsi ini dibagi menjadi dua yaitu Inisiasi Proyek dan kelayakan.

Ø  Inisiasi Proyek

Proyek dimulai dengan diketemukannya suatu masalah, kesempatan atau kebutuhan oleh user dengan kata lain user menemukan suatu ide, ide ini bisa berasal dari bagian pemasaran, engineering, manufaktur maupun dari R&D, sedangkan yang dimaksud dengan user disini bisa berasal dari organisasi yang sama atau dari luar. Jadi Inisiasi ialah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Masalah atau kebutuhan perlu diklarifikasi dengan baik dan mempertimbangkan solusinya. Sebainya masalah diformulasikan dalam suatu pernyataan yang jelas,lalu tujuan penyelesaian masalah itu ditentukan.

Ø  Kelayakan  Proyek

Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara detail apakah penyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermamfaat.

Ada beberapa perspektif yang mungkindalam tahap kelayakan ini;

-          apa yang diperlukan

-          kapan dilakukan

-          pihak mana yang terlibat

-          investigasi awal oleh user merupakan study kelayakan pendahuluan.

-          Jika user ingin melaksanakan lebih jauh idenya perlu dicarikan solusi dari beberapa kontraktor/konsultan atau developer. Kemudian dari kontraktor ini masing-masing membuat study kelayakan kemudian mencari solusi untuk diajukan dalam bentuk proposal penyelesaian masalah

-          Permintaan proposal RFP (request for proposal) dalam tahap ini user ingin tahu apakah idenya layak atau user memilih kontraktor /konsultan untuk melakukan study kelayakan secara detail.

-          Dalam RFP  ditentukan, tujuan proyek, lingkup proyek, spesipikasi performance, batasan ongkos dan jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginkan.

Ø  PROPOSAL PROYEK

Kontraktor mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Maka penyiapan proposal perlu ditangani oleh manajemen puncak. Pembuatan proposal sendiri adalah keterbatasan biaya, batas waktu penyerahan, kebutuhan ferformansi, dan harus dikelola seperti proyek. Secara ringkas proposal proyek harus mengandung beberapa pokok isi;

1. surat pengantar

hal ini termasuk bagian yang penting dari proposal , karena harus bisa meyakikan user bahwa proposalnya perlu dipertibangkan dan surat ini harus lebih personal dibandingkan dengan proposalnyadan secara ringas menjelaskan tentang kualifikasi, pengelaman dan minat kontraktor yang menunjukkan bahwa kontraktor mamp menjalankan proyek.

2. ringkasan manajemen/eksekutif (executive summery)

ringkasan yang jelas mengenai proyek yang menekankan aspek-aspek peting yang memungkinkan pembaca menentukan relevansinya terhadap kebutuhan user dan kotribusinya terhadap penyelesaian masaalah. Eksekutif summery ini bersisi tetntang; diskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan,hambatan, area masaalah.

3. bagian teknis

menunjukkan lingkup proyek pendekatan yang digunakan dan pekerjaan-pekerjaan yang ada, bagian ini harus detail untuk menghindari kesalah pahaman dan menunjukkan metoda yang digunakan.

4. mamfaat/keuntungan yang akan diperoleh

menggambarkan keuntungan/mamfaat  secara realistis dengan cukup detail untuk menunjukkan bahwa keperluan user akan terpenuhi namun tidak terlalu antusias yang dapat menyulitkan kontraktor itu sendiri.

5. jadwal

berisi jadwal kapan hasil proyek dapat diserahkan . ini harus didasarkan pada struktur pemecahan pekerjaan (work breakdown) dan meliputi tahap-tahap proyek secara garis besar beserta sub-sub pekrjaannya.

6. bagian keuangan

penjelsan mengenai biaya lansung dan biaya tuda lansung sesuai dengan beban tenaga kerja dan bahan yang digunakan. Sistim kontrak dan pembayaran juga dijelaskan.

7. bagian legal

masalah-masalah ayng akan muncul atau mungkin perubahan-perubahan yang akan timbul, misalnya prosedur yang sesuai untuk menangani perubahan lingkup proyek atau pengehentian proyek.

8. kualifikasi manajemenr  belakang organisasi kontraktor pengelaman yang dipunyai, prestasi yang pernah dicapai, situasi keuangan, susnan tim dan orang-orang kunci dalam organisasi.

Ø  PEMILIHAN PROPOSAL

Proposal akan dievaluasi berdasarkan syarat-syarat yang ditentukan dalam REP. Kriteria yang digunakan berhubungan dengan performansi, harga dan jadwal. Setelah proposal terpilih perlu diberitahukan kepada user atau manajemen puncak dai user untuk mendapatkan persetujuan. Bila beberapa proposal mendapat nilai yang sama atau ada hal-hal yang kurang spesifik atau menimbulkan pertanyaan maka perlu dilakukan negosiasi utuk menetapkan kontraktor.

Ø  NEGOSIASI KONTRAK.

NEGOSIASI Atau tawar menawar merupakan suatu usaha yang dilaksanakan beberapa pihak yang akan melakukan transaksi yang kompleks, sangat berharga Dan memakan waktu negosiasi antara kontraktor dengan user atau pemilik proyek untuk menyamakan posisi kedua belah pihak dalam masalah-masalah utama. Khususnya dlam masalah teknis dan persetujuan  dalam hal waktu, jadwal dan performansi.

2. TAHAP PENDEFINISIAN

Tahap pendefinisian dalam siklus hidup proyek akanmeliputi kegiatan ; penyiapan rencana proyek secara detail dan penetuan spesiikai proyek secara rinci.

Isi rencana proyek biasanya terdiri dari;

1.      jadawal pekerjaan.

2.      anggaran  dan sistim pengendalian biaya.

3.      work breack down struktur secara rinci.

4.      bagian-bagian yang beresiko tinggi yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana tentang kemungkinan-kemungkinan yang akan muncul.

5.      rencana sumber daya manusia dan pemakaian sumber daya lain.

6.      rencana pengujian hasil proyek

7.      rencana dokumentasi

8.      rencana peninjauan pekerjaan.

9.      rencana pelaksanaan hasil proyek.

Pembuatan rencana ini dikerjakan oleh tim proyek dibawah koordinasi dan pengawasan seorang manajer proyek. Rencana dibuat seharusnya memenuhi apa yang diinginkan user. Jadwal pekerjaan seharusnya sesuai apa yang diminta user aliran kas( cash flow) harus sesuai dengan periode pembayaran yang dilakukan oleh user,material yang digunakan sesuai dengan permintaan user dan metode kerja juga harus dapat diterima oleh user. Disamping pembuatan rencana masuk dalam tahap ini  adalah penentuan spesifikasi produk yang dibuat dalam proyek. Ada dua macam spesifikasi yaitu untuk kebutuhan user dan untuk kebutuhan proyek.

3. TAHAP AKUISISI

Pada tahap ini tidak ada lagi campur tangan user , itulah mengapa dinamakan akuisisi karena semua sudah menjadi urusan kontraktor ,yang tercakup dalam tahap ini adalah; desain, pengembangan, pengadaan, konstruksi produksi, pelaksanaan tergantung pada jenis proyek , kegiatan konstruksi bisa juga kegiatan produksi,

Tahap-tahap dalam akuisisi ini adalah ;

1.      Desain

Dalam tahap ini spesifikasi akan diterjemahkan dalam gambar, maket , diagram atau skema. Dalam tahap ini pekerjaan harus dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang lebih kecil , setelah desain dibuat secara detail dan memenuhi keinginan user maka bisa dilakukan tahap berikutnya.

2.      pengadaan

disini disiapkan fasilitas-fasilitas pendukung maupun material tahap selanjutnya.

3.      produksi

setelah tahap fasilitas dan bahan pendukung telah disiapkan bisa dilakukan pelaksanaan produksi. Manajer proyek harus mengawasi dan mengendalikan sumber daya , memotivasi para pekerja dan melaporka kemajuan pada user.

4.      inplementasi

jika produksi telah dilakukan hasil diserahkan kepada user . user bisa menguji hasil ini untuk memastikan aoakah cocok dengan kebutuhannya. Pengujian bisa dibantu oelh kontraktor karena bisa saja pengujian hasil proyek ini cukup rumit. Penyerahan hasil kepada user biasa disertai training untuk user.

4. TAHAP OPERASI

Setelah hasil proyek diserahkan kepada user maka proyek dianggap selesai, keterlibatan kontraktor diangap selesai. Lalu user mulai mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut tetapi ini tergantung juga pada jenis proyek ada jenis proyek setelah penyerahan masih melibatkan kontraktor dalam pengendalian operasi hasil proyek dalam rangka evaluasi sistim atau produk yang dibuat dan pemeliharaannya.

Setelah sistim berjalan beberapa waktu bsa jadi sistim itu menuntut perubahan karena adanya perubahan lingkungan atau perkembangan teknologi. Jika user menghendaki perubahan maka perbaikan sistim menjadi proyek baru..