Public Relations

Pengertian Public Relations
Pada hakekatnya Public Relations ini merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik komunikasi. Dimana didalam kegiatannya terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan / perusahaan dengan publiknya. Dengan demikian dapat disimpulkan, bahwa Public Relations merupakan suatu fungsi management. Disini diciptakan suatu aktifitas untuk membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi suatu lembaga/ perusahaan disuatu pihak dengan public dipihak lain.

Berikut ini beberapa pengertian dari public relations :
Menurut Public Relations News ( Bettrand R Canfield, 1964, hal 4) “Public Relations is the management function which evaluates public attitudes, identifies the polieses and procedures of public interest and executes a program of action to earn public understanding and acceptance” (Public Relations adalah fungsi manajemen dimana manajemen mengevaluasi perilaku masyarakat, mengidentifikasi dan mencari tahu minat masyarakat kemudian menyusun program dan melaksanakannya untuk menciptakan pengertian di masyarakat).

Lembaga Public Relations di Amerika Serikat mendefinisikan : Public Relations adalah “Usaha yang direncanakan secara terus menerus dengan sengaja guna membangun dan pengertian timbal – balik antara organisasi dan masyarakatnya”.

Sedangkan menurut The British Institute Of Public Relations (Teguh Meinanda, 1989 : 36) : Public Relations adalah “Keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya”.

Tujuan dan Fungsi Public Relations
Tujuan dari public relations adalah mewujudkan hubungan yang harmonis atau menciptakan opini public yang favorable baik internal maupun eksternal.

Adapun fungsi dari Public Relations menurut Bettrand R. Canfield ( 1964 : 6 ) adalah sebagai berikut :
a. Mengabdi kepada kepentingan umum
Jika tidak untuk kepentingan publik baik itu internal maupun eksternal, maka tidak mungkin akan tercipta suatu hubungan yang menyenangkan. Sebaliknya suatu badan / perusahaan akan dapat sukses apabila segala tindakannya adalah sebagai pengabdian kepada kepentingan umum.

b. Memelihara komunikasi yang baik
Seorang pimpinan yang melakukan kegiatan Public Relations akan berhasil di dalam kepemimpinannya, apabila ia ikut bergaul dengan para karyawannya. Ia harud melakukan kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas tetapi juga diluar dinasnya. Misalnya dengan mengadakan pertandingan olahraga, kegiatan anjangsana dan lain – lain.

c. Menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku yang baik
Seorang pemimpin yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan kepada moralitas, ia juga akan mempunyai wibawa apabila tidak cacat moral dan tingkah lakunya. Ia harus menjadi teladan bagi bawahannya.

Peran dan Tahapan Komunikasi dalam Public Relations

 

 Peran Public Relations
Peran seorang Public Relations sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi / perusahaan. Public Relations adalah sebagai Jembatan antara perusahaan dengan publik atau antara manajemen dengan karyawannya agar tercapai Mutual Understanding (saling pengertian) antara kedua belah pihak. Public Relations bertindak sebagai komunikator ketika manajemen berhubungan dengan para karyawan.

Adapun peran Public Relations menurut Dozier & Broom (20 : 2000) antara lain :
a. Penasehat Ahli ( Expert Prescriber )
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (Communicator Fasilitator ).

b. Fasilitator Komunikasi ( Communication Fasilitator )
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginnkan dan diharapkan oleh publiknya

c. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah ( Problem Solving Process Fasilitator )
Peranan praktisi Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat ( adviser ) hingga mengambil rindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional.

d. Teknisi Komunikasi ( Communication Technician )
Peranan communications technician ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization.

Tahapan Komunikasi dalam Public Relations
Dalam Public relations terdapat hubungan komunikasi dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Dalam kegiatan komunikasi tersebut terdapat beberapa tahapan, Cultip & Center membagi tahapan komunikasi ini menjadi empat, adapun tahapan – tahapan tersebut adalah :
1. Fact – Finding
Tahapan ini merupakan tahapan dalam pencarian fakta mengenai situasi dan pendapat public terhadap kegiatan suatu perusahaan / lembaga. Dalam hal ini apakah terjadi hal – hal yang menghambat atau menunjang kegiatan perusahaan / lembaga tersebut. Disini dilakukan analisa – analisa yang mengarah kepada :
a. Bagaimana sikap kerja para karyawannya.
b. Faktor apa saja yang disenangi ataupun tidak disenangi oleh para karyawannya.
c. Mengadakan perbaikan – perbaikan sesuai dengan keinginan para karyawannya, tetapi tidak merugikan perusahaan / lembaga yang bersangkutan.
d. Menantikan saat untuk mengadakan perbaikan – perbaikan itu agar supaya kedua belah pihak mendapat keuntungan atau menikmati suasana kerja yang baik.

2. Planning and Programing
Apabila telah diperoleh fakta pada tahapan fact – finding, maka pada tahapan selanjutnya dibuat perencanaan mengenai langkah–langkah, perumusan tujuan dan perincian waktu secara teratur. Dalam tahapan ini menurut Cultip & Center membutuhkan :
a. A searching look backward.
b. A deep look inside.
c. A wide look around.
d. A long, long look a head.

Pada perencanaan ini dikenal pula istilah perumusan 7 C, yaitu suatu penilaian terhadap hubungan komunikator dengan komunikan, perumusan itu adalah :
a. Credibility, yaitu nilai kepercayaan public terhadap pihak komunikator.
b. Context, yaitu factor yang menghubungkan isi dari pesan dengan kenyataan pada lingkungannya.
c. Content, yaitu makna dan arti yang terdapat dalam pesan yang dapat dipahami oleh komunikan.
d. Clarity, yaitu factor kesedrhanaan dan kejelasan tidaknya suatu perumusan di dalam pesan yang disampaikan.
e. Continuity dan Consistency, yaitu factor ada tidaknya pertentangan atau perbedaan dalam pesan.
f. Capability, yaitu factor kemampuan untuk memberikan penjelasan.

3. Communication
Tahapan ini adalah tahapan penyampaian. Damana pada tahapan ini sangat menentukan satu planning dan programming. Sebab jika penyampaiannya dilakukan secara berlainan, maka dapat menimbulkan efek yang berlainan. Pada tahapan ini menurut Joseph Klepper perlu diperhatikan tiga factor yang perlu mendapat perhatian, yaitu :
a. Group membership.
b. Selective processes.
c. Predispotion.

4. Evaluation
Pada tahapan yang terakhir ini dilakukan perbaikan – perbaikan untuk menciptakan hubungan yang harmonis diantara public suatu badan / lembaga / perusahaan.

 Public Relations Internal
Pengertian Public Internal adalah Publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Menurut Cutlip & Center ( 1982 : 290 ), pengertian publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan Employee relations yaitu sekelompok orang bekerja ( karyawan / pegawai ) didalam suatu perusahaan.

Karyawan sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup penting, karena karyawan itu sendiri terkait dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu dengan yang lainnya tapi pada prinsipnya memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau perusahaan.

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1995), “Hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan publik tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain“.

Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian ( Employee Relations ) tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua proses “produksi & upah“ yang terkait dengan “lingkungan kerja“ pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif (Cutlip & Center, 1982, hal. 292).

Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara :
1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ).
2. Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.
3. Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial ( manager skill ) serta berpengalaman.

Pelaksanaan program Employee Relations ( hubungan publik internal ) yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Bentuk produk, barang atau pemberian jasa yang ditawarkan kepada publik sasarannya.

Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations Internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk barang yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap pemakai barang atau pelanggan serta peningkatan citra.

Hubungan Public Internal ( internal Public Relations ) dalam suatu perusahaan, terdiri dari :
1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan ( employee relations ) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya.
2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan ( management relations ).
3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham ( stockholders relations ).

Dengan demikian Public Relations Internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri tauladan yang dimulai dari pihak atasan ( pimpinan ).

Selain itu Public Relations internal juga menjadi corong informasi dari para karyawan kepada pihak perusahaan atau sebaliknya, mampu bertindak sebagai mediator dari perusahaan ( pimpinan ) terhadap para karyawan, mampu mempertemukan atau menyampaikan tujuan – tujuan dan keinginan – keinginan dari pihak karyawan kepada perusahaan atau sebaliknya (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).

  Hubungan Antara Manajemen dan Karyawan
Pengertian hubungan antara manajemen dan karyawan didasarkan pada suatu kontrak atau perjanjian kerja. Dalam kontrak tersebut berbagai hal yang terkait dengan hak – hak dan kewajiban – kewajiban yang harus dilaksanakan. Hak – hak karyawan yang tercantum dalam kontrak antara lain adalah gaji, bonus, hak cuti, kenaikan gaji dan lain – lain.

Berkaitan dengan tugas, hubungan antara manajemen dan karyawan umumnya merupakan hubungan formal yang kaku dan birokratis. Terdapat beberapa jenjang dan jalur yang membatasi komunikasi sehingga menjadi kurang efektif dan panjang. Hal ini seringkali menimbulkan salah pengertian dan penafsiran karyawan terhadap kebijakan yang diambil oleh manajemen karena kurang efektifnya hubungan tersebut.

Dalam rangka mengatasi kesenjangan hubungan manajemen dan karyawan, dapat dilakukan hubungan secara informal. Hubungan informal dapat mereduksi jenjang birokrasi dan jalur komunikasi, sehingga hubungan komunikasi dapat berlangsung secara lebih cepat, tepat dan efektif. Jalur informal dapat dilakukan melalui pertemuan informal antara manajemen dan karyawan (Colin Coulson – Thomas, 2005, hal. 14).

Saat ini perkembangan dalam dunia kerja telah menimbulkan masalah yang serius dalam hubungan antara manajemen dan karyawan. Karena jumlah karyawan meningkat, maka garis hubungan antara manajemen dan karyawan menjadi semakin renggang. Itu semua disebabkan karena komunikasi yang kurang baik, sehingga pada akhirnya menimbulkan kesalahpahaman anta kedua belah pihak dan karyawan merasa tidak memiliki cukup kesempatan untuk menyatakan pendapatnya.

Untuk membina hubungan yang lebih baik perusahaan harus membentuk Public Relations untuk merekrut, memilih, menempatkan, melatih karyawan, mendengar keluhan, merundingkan perjanjian serta memberikan upah dan keuntungan.

Pada dasarnya dalam memelihara hubungan yang baik antara manajemen dan karyawan meliputi :
1. Upaya untuk meningkatkan kualitas kehidupan kerja ( quality of work life ) yang lebih baik.
2. Bagaimana manajemen dan Public Relations mempengaruhi kualitas kehidupan kerja.
3. Bagaimana peran Public Relations dalam berkomunikasi.

Kompetisi global yang semakin tajam, mendorong perusahaan untuk menyempurnakan berbagai strategi untuk meningkatkan kualitas kehidupan karyawan. Para manajer dan Public Relations proaktif memberikan temuan – temuan baru untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

Salah satu segi hubungan antara manajemen dengan karyawan lazim dikenal dengan istilah “hubungan karyawan“. Pemeliharaan hubungan karyawan dalam rangka keseluruhan proses manajemen Pubic Relations berkisar pada pemikiran bahwa hubungan yang serasi dan harmonis antara manajemen dan karyawan yang terdapat dalam perusahaan perlu ditumbuhkan, dijaga dan dipelihara demi kepentingan bersama dalam perusahaan.

Hubungan kerja merupakan hubungan kerjasama antara semua pihak yang berada dalam proses produksi disuatu perusahaan. Penerapan hubungan kerja merupakan perwujudan dan pengakuan atas hak dan kewajiban karyawan sebagai partner manajemen yang menjamin kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Semua pihak baik manajemen, karyawan dan pemerintah pada dasarnya mempunyai kepentingan atas keberhasilan dan keberlangsungan hidup suatu perusahaan.

Perusahaan dan karyawan mempunyai kepentingan yang sama atas kelangsungan hidup dan keberhasilan suatu perusahaan. Kegagalan perusahaan berarti kehilangan tempat kerja dan sumber penghasilan bagi pengusaha dan karyawan. Atas dasar persamaan kepentingan tersebut, maka saran – saran dan pendapat karyawan untuk membangun perusahaan perlu didengar.Demikian pula dalam berbagai tingkat pengambilan keputusan, karyawan atau wakil perlu diikut sertakan. Didorong oleh adanya kepentingan yang sama antara manajemen dan karyawan dalam memajukan perusahaan dimungkinkan akan muncul hubungan kerja yang baik antara kedua belah pihak, serta terciptanya suasana kerja yang nyaman.

teknologi informasi Enterprise resource planning (ERP) pada perusahaan

Pemilihan teknologi  informasi Enterprise resource planning (ERP) pada perusahaan

A.      Teknologi ERP

 Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes.

Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis. Namun pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori. Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek. Kedua, manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Sedangkan penerapan berbagai solusi elektronik bisnis yang dikenal dengan istilah e-business di indonesia mulai berkembang sejak tahun 2002. Divisi keuangan merupakan bagian yang paling banyak terkait dengan aplikasi ini. Pertengahan tahun 2002 kalangan pengusaha Indonesia yakin bahwa menggunakan teknologi e-business dapat membenahi kinerja perusahaan, khususnya, yang terkait dengan upaya mengefisiensikan kinerja operasional perusahaan (warta ekonomi, 2002). Penelitian yang dilakukan oleh warta ekonomi memperlihatkan bahwa hampir 54,2 % perusahaan yang menjadi responden sudah

ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

sistem ERP telah diterapkan pada perusahaan manufaktur makanan yang mendapatkan kentungan yakni integrasi sistem di seluruh grup perusahaan; data informasi menjadi lebih lengkap, detail dan cepat; memudahkan direksi membuat analisis dan mengambil keputusan; proses usaha yang lebih sederhana; penghematan ongkos produksi; dan terakhir arus kas perusahaan yang lebih terkontrol.

ERP setelah diterapkan pada perusahaan tersebut yakni : mempermudah analisis dan pengambilan keputusan, proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu, meningkatkan kontrol dan mempermudah proses perencanaan, penurunan inventori 40 %, peningkatan tingkat layanan pada pelanggan. Keunggulan-keunggulan ini dapat dicapai bila tahap-tahap implementasi ERP yang dilakukan telah berhasil. Untuk mencapai keberhasilan ERP ini maka perlu mengetahui faktor-faktor apa yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dan kegagalan implementasi.

ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

B.      Penggunaan teknologi pada perusahaan BLUE BIRD INDONESIA

Blue Bird Group merupakan salah satu perusahaan jasa transportasi berkualitas di Indonesia khusunya di Jakarta, didirikan pada tahun 1972 berawal hanya dengan 25 taksi dan hingga kini telah mencapai sekitar 17.000 armada. Blue Bird melayani lebih dari tiga juta penumpang per bulan di seluruh negeri, Blue Bird Group baris jasa meliputi berbagai spektrum, dari taksi khusus yang ditargetkan pada pasar yang lebih tinggi (Silver Bird), mobil sewa (Golden Bird), charter bus (Big Bird) dan kontainer truk (Iron Bird).

Bagian dari kesuksesan Blue Bird Group adalah kemampuan dalam mempertahankan standar kualitas yang tinggi dan pelayanan yang memuaskan selama bertahun-tahun. Hingga akhirnya mendapatkan reputasi sebagai mitra transportasi yang paling dapat diandalkan. Kesuksesan yang diraih oleh Blue Bird Group saat ini tidak luput dari perbaikan sistem informasi manajemen Blue Bird dengan memanfaatkan teknologi terbaru guna meningkatkan kualitas dan pelayanannya terhadap pelanggan, hal ini menjadikan jasa taksi Blue Bird lebih unggul dibandingkan jasa taksi lainnya.

Blue Bird telah memiliki susunan organisasi yang menyertakan CIO sebagai salah satu pemegang kebijakan atrategis di perusahaan. Divisi Teknologi Informasi berada langsung dibawah Vice President Business Development, bersama dengan Divisi Corporate Image, Total Manajemen Quality, dan Public Relation. Dalam hal ini Blue Bird telah sadar bahwa penggunaan sistem dan teknologi informasi merupakan faktor penting dalam pengembangan bisnis perusahaan.

Dibawah ini merupakan beberapa teknologi yang telah dimanfaatkan oleh Blue Bird Group dalam meningkatkan kualitas dan pelayanannya terhadap pelanggan:

1. Sistem Komunikasi Radio

Dalam hal teknologi, Blue Bird Group termasuk perusahaan yang tanggapakan teknologi. Pada awal berdirinya Blue Bird yang pertama mengimplementasikan sistem komunikasi radio disetiap taksinya.

2. Sistem Database Pelanggan

Selain itu Blue Bird juga memiliki sistem informasi manajemen yang baik dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, ini dibuktikan dengan sistem pemesanan taksi Blue Bird via telepon. Pada saat customer melakukan pemesanan taksi untuk pertama kalinya, operator blue bird akan langsung memasukkan data-data customer tersebut, mulai dari nama, nomor telepon, dan alamat si customer.

Kemudian saat customer tersebut melakukan pemesanan untuk kedua kalinya, operator Blue Bird akan langsung mengkonfirmasi bahwa customer yang menelepon pada saat itu bernama A, Beralamat X, dan memiliki nomor telepon Z, sehingga customer tersebut tidak perlu melakukan hal yang sama dengan menyebutkan data diri pada setiap pemesanan taksi. Ini membuktikan bahwa Blue Bird memiliki sistem penggunaan database yang baik, hal ini membuat customer semakin memiliki penilaian yang baik terhadap kualitas Blue Bird.

3. GPS

Untuk lebih meningkatkan pelayanan dan kualitasnya, Blue Bird Group telah memanfaatkan teknologi terbaru, yakni Global Positioning System atau yang lebih dikenal dengan sebutan GPS, sudah sekitar empat tahun belakangan ini Blue Bird menggunakan teknologi GPS (Global Positioning System). Selain digunakan untuk melacak posisi armada-armadanya, GPS ini juga digunakan sebagai sarana berkomunikasi antara armada taksi dengan Call Center.

Berbeda dengan teknologi komunikasi radio yang terbatas pada komunikasi suara yang sudah umum digunakan oleh operator-operator taksi, teknologi GPS ini mempermudah operator dalam menentukan posisi customer dan armada mana yang bisa menjangkaunya, sehingga pelayanan bisa dilakukan lebih cepat dan mengurangi antrean order.Keunggulan lainnya, customer tidak perlu mendengarkan suara berisik dari radio komunikasi ketika ada lelang order yang masuk. Sebelum penerapan GPS, response time Blue Bird Group berkisar antara 20-30 menit. Kini, response time berkisar antara 10-15 menit.

Hal ini tentu akan meningkatkan produktivitas per unit taksi Blue Bird Group yang kini berjumlah lebih dari 15.000 unit. Data lainnya, tujuh bulan sejak penerapan GPS pada ratusan unit taksi Silver Bird di tahun 2001, jumlah pesanan per hari meningkat dari 1.000 menjadi 2.000, atau naik 100%. Melihat hasilnya yang positif, Blue Bird Group pun kemudian memasang peralatan GPS yang senilai US$800 pada setiap unit taksinya. Harga tersebut belum termasuk perangkat lunak, perangkat keras, dan peralatan pemantau di kantor.

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Blue Bird Group pun melakukan pembenahan ke dalam dengan menerapkan sistem Enterprise Resources Planning (ERP). Penerapan ini bertujuan meningkatkan efisiensi, produktivitas, yang pada gilirannya berujung pada peningkatan profit. Kedepan, Blue Bird Group berencana menerapkan sistem Customer Relationship Management (CRM). Sebab, mereka telah memiliki data yang cukup mengenai para pelanggan setianya.

4. SMS TAKSI;

Baru-baru ini, Blue Bird meluncurkan lagi salah satu layanan pelanggannya. Blue Bird berusaha mengikuti teknologi yang sedang trend saat ini. Layanan baru tersebut adalah SMS Taxi: Order Taksi via SMS. Dengan layanan ini, pelanggan cukup mengirimkan SMS ke nomor 1234 untuk melakukan order taksi.Pelayanan ini merupakan sebuah langkah strategis yang diambil oleh Blue Bird untuk menjaring pelanggannya.

Untuk dapat melakukan order, customer terlebih dahulu harus mendaftarkan nomor telepon selulernya melalui SMS atau website Blue Bird Group. Selain itu alamat dimana taksi akan menjemput pelanggan juga harus didaftarkan. Setelah itu baru pelanggan dapat memesan taksinya. Saat ini baru pelanggan yang memiliki telepon selular dengan menggunakan operator Indosat saja (seperti Matrix, IM3, dan Mentari) yang bisa memanfaatkan pelayanan ini.

5. TAKSI VOUCHER;

Selain meluncurkan fasilitas yang memudahkan pelanggannya dalam melakukan order melalui sms, Blue Bird juga memberikan fasilitas yang memudahkan para pelanggannya dalam hal pembayaran. Kini para pelanggan Blue Bird tidak lagi diharuskan membayar jasa taksi Blue Bird dengan uang tunai, karena saat ini terdapat fasilitas taksi voucher yang dapat digunakan untuk membayar jasa taksi Blue Bird sebagai pengganti uang tunai.

Untuk dapat menggunakan fasilitas ini, pelanggan terlebih dahulu harus mengisi formulir taksi voucher melalui website Blue Bird Group. Dalam formulir tersebut para pelanggan juga harus mendaftarkan kartu kredit apa yang akan digunakan untuk pembayaran jasa taksi, karena dalam penggunaan fasilitas taksi voucher ini pembayaran akan secara otomatis dipotong dari rekening kartu kredit yang didaftarkan. Voucher yang diterima oleh Blue Bird Group juga bertindak sebagai tanda terima dan akan dikembalikan kepada para pelanggan pada setiap akhir bulan.

Keuntungan yang dapat dirasakan oleh pelanggan dalam menggunakan taksi voucher ini adalah keefektifan dalam penggunaan uang tunai dan juga untuk menghemat waktu yang berharga pada saat masuk dan keluar kendaraan.

C.   Teknologi PT.HM SAMPOERNA

PT HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

PT HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning) dari Oracle. Setelah menggunakan ERP, PT HM Sampoerna mendapatkan beberapa manfaat baik dalam operasi harian maupun dalam keputusan investasi. Efisiensi dapat tercapai ketika sistem ERP diterapkan. Manfaat lainnya antara lain:

a) Cepat merespon perubahan resep rokok; dimana setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.

b) Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan.

D.  Analisis dan kesimpulan

sistem ERP dapat memberikan banyak keuntungan, baik langsung maupun tidak langsung. ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. ERP mempunyai keuntungan yakni : Pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kesimpulan :

·      Era high competitive seperti saat ini membutuhkan keberadaan Teknologi Informasi (TI). Keberadaan Teknologi Informasi memberikan peran dalam peningkatan keunggulan kompetitif perusahaan.

·      Teknologi informasi membuat top management mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat karena data perusahaan dapat diakses setiap waktu.

·      Teknologi informasi dibutuhkan dalam seluruh proses bisnis tanpa kecuali, sehingga sudah menjadi keharusan untuk mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaan.

DIAGRAM SEBAB AKIBAT/TULANG IKAN / FISHBONE / ISHIKAWA

DIAGRAM SEBAB AKIBAT/TULANG IKAN / FISHBONE / ISHIKAWA

Adalah satu alat dalam menganalisa mutu dengan tujuan untuk
mengetahui secara menyeluruh hubungan antara kecacatan dengan
penyebabnya.
Kepala ikan adalah akibat Effect dan satu panah tebal diagram menuju
Effect.
Terdapat 7 faktor pokok yang tidak berkaitan yaitu 7M :
1. Material (bahan mentah atau komponen)
2. Manpower (faktor manusia)
3. Method (desain dan proses prosedur operasi)
4. Machines (mesin dan perlengkapan dalam proses)
5. Measurement (peralatan dan teknik yang dipakai untuk mengambil data)
6. Maintenance (sistem penyediaan perawatan)
7. Management (kebijakan, aturan kerja, dan lingkungan kerja)
Diagram ini dapat dipakai untuk menganalisa hampir semua
permasalahan

Contoh Aplikasi Diagram Sebab Akibat

 

Dalam satu team improvement sebaiknya melibatkan 4-10 anggota yang langsung dan tidak langsung menangani proses terkait.
Diperlukan pemikiran yang lebih (brainstorming) dari anggota team
untuk menemukan kemungkinan sebabnya (possibility cause),
kemudian menyaringnya.
Semua sebab-sebab cause yang tersaring harus mempunyai alasan
(sebab yang benar / valid).
Kemudian taruhlah valid cause ke diagram sebab akibat.

CARA MENCARI DAN MEMBUKTIKAN
AKAR PERMASALAHAN :

1.Do the right thing and do the thing right
Do the right thing, frasa ini mempunyai makna sebagai
pemilihan job mengacu ke aturan metode.
Contoh : ada job A, B, C, D dan E. Job D adalah job yang
sudah tertentu sesuai metode. A, B, C dan E bukanlah
pekerjaan yang ditentukan metode. Jadi jangan hiraukan
dulu, karena tidak berkaitan dengan proyek ini.
Do the thing right, frasa ini masih berkaitan dengan hal diatas,
setelah menentukan D, maka kerjakanlah job D dengan
sempurna.

2.Metode “5 Why” “5 kali kenapa”
Katakanlah satu sebab telah ditemukan, tanyakan kenapa
sebab itu muncul, pertanyaan “Kenapa ?” yang berulang
sehingga tidak ada jawaban lagi dari sebab yang terakhir.
Itulah akar permasalahannya (the root cause).
Contoh : Gemuk <--Tidak olah raga <-- malas.
Kenapa Gemuk ? Karena tidak olah raga.
Kenapa tidak olah raga ? Karena malas.
Kenapa Malas ? Malas adalah salah satu akar permasalahan.

3. Plug In, Plug Out
Setelah menemukan root cause, pengecekan validitas /
kebenaran dari root cause itu adalah keharusan. Adalah
benar-benar dari root cause jika dimasukkan (plug in root
cause) ke dalam proses, akibat sebenarnya akan muncul,
bagaimanapun kondisinya. Menarik (plug out) root cause
dari proses sudah pasti akan menghilangkan akibat
sebenarnya.
Contoh : Di bagian produksi banyak barang reject (speaker),
setelah diteliti ternyata disebabkan oleh kerusakan pada
equipment yang dipakai. Sehingga perlu diganti.